GB/T 34840.3-2017 信息与文献电子办公环境中文件管理原则与功能要求第3部分:业务系统中文件管理指南与功能要求

国家标准

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标准编号：GB/T 34840.3-2017

标准名称：信息与文献电子办公环境中文件管理原则与功能要求第3部分:业务系统中文件管理指南与功能要求

英文名称：Information and documentation—Principles and functional requirements for records in electronic office environments—Part 3:Guidelines and functional requirements for records in business systems

发布日期：2017-12-29

实施日期：2018-04-01

归口单位：全国信息与文献标准化技术委员会

执行单位：全国信息与文献标准化技术委员会

主管部门：国家标准化管理委员会

起草人

薛四新、刘越男、陶水龙、王健、王岚

起草单位

清华大学档案馆、国家档案局、中国人民大学信息资源管理学院、北京市档案局

标准范围

GB/T34840的本部分规定了电子办公环境中业务系统的文件管理指南与功能要求。本部分只阐述文件管理要求，不包括信息系统管理的通用要求，如可用性、生成报告、检索、系统管理与系统性能等系统设计要求均不属于本部分范畴。假设系统实现人员对系统的设计规范、采购和评估流程有一定的知识水准，因而与之相关的内容也未细述。

本部分对有关数字文件长期保存的要求亦未详述，但包括了允许将文件导出到某一具备长期保存功能的系统中，或者不断将文件迁移到新系统等通过导出方式予以保存的要求。

本部分并不是一套完整的规范，主要对系统开发初始阶段提出文件管理核心功能要求和推荐的约束性等作概要描述。机构在研制业务系统时仍然需要根据其业务、技术和国家、行业或地方环境以及其他限制条件进行评估，制定和选择自身使用的系统要求。

本部分不规定具体的实施方法。机构对本部分内容的贯彻落实，可通过业务系统与数字文件管理系统的集成或整合来实现，也可以通过将这些功能嵌入到业务系统中来实现。

本部分适用于机构中负责设计、审核、落实业务系统建设与使用的人员，如业务分析人员、信息监管人员与通信技术采购人员或投资决策者。适用对象还包括在此过程中提出建议或给予帮助的文件管理专业人员、软件销售人员以及希望把数字文件管理功能嵌入其产品的业务系统开发人员。